Excelで名簿や住所録などのデータを扱っていると、「氏名から姓だけを取り出したい」「住所から都道府県だけを抽出したい」「複数のセルに分かれた情報を1つにまとめたい」といった場面はありませんか？
Excelには、文字列の一部を取り出したり、複数の文字列を分割・結合したりできる便利な関数が用意されています。
今回は、文字列を操作するときに役立つ関数をご紹介します！
1. LEFT・RIGHT・MID関数で文字列を取り出す
まずは、文字列の一部を取り出す関数です。
- LEFT関数：文字列の左側から指定した文字数を取り出す
- RIGHT関数：文字列の右側から指定した文字数を取り出す
- MID関数：文字列の途中から指定した文字数を取り出す
例えば、学籍番号が「H2021028」の場合、LEFT関数で先頭の学部コードを、MID関数で年度を、RIGHT関数で出席番号を取り出すことができます。
数式例
=LEFT(A2,1)=MID(A2,2,4)=RIGHT(A2,3)
文字列の位置や文字数を指定することで、必要な情報だけを簡単に取り出せます。
2. TEXTSPLIT関数で文字列を分割する
1つのセルにまとめられたデータを、複数のセルに分けたいときに便利なのがTEXTSPLIT関数です。
例えば、「会員番号,氏名,出身地」のように、カンマで区切られたデータがある場合、TEXTSPLIT関数を使えば、それぞれの情報を別々の列に分割できます。
数式例
=TEXTSPLIT(C2,",")手作業でデータを分ける必要がなくなるため、名簿や顧客データなどの整理にも役立ちます。
※TEXTSPLIT関数は、Microsoft 365やExcel 2024以降など、対応するバージョンで使用できます。
3. CONCAT・TEXTJOIN関数で文字列を結合する
反対に、複数のセルに分かれた情報を1つにまとめたいときは、CONCAT関数やTEXTJOIN関数が便利です。
CONCAT関数
複数の文字列をつなげて、1つの文字列にまとめます。
数式例
=CONCAT(A2,B2,C2)TEXTJOIN関数
指定した区切り文字を使って、複数の文字列を結合できます。
数式例
=TEXTJOIN("-",TRUE,A2:C2)例えば、学部・年度・出席番号をそれぞれ別のセルに入力している場合、CONCAT関数なら「B20221128」、TEXTJOIN関数なら「B-2022-1128」のように、必要な形式にまとめることができます。
単純につなげたい場合はCONCAT関数、区切り文字を入れて結合したい場合はTEXTJOIN関数を使うと便利です。
4. 関数を組み合わせて都道府県を抽出する
最後は、これまでに紹介した関数を組み合わせた応用例です。
住所録から都道府県名だけを取り出したい場合、LEFT関数とMID関数、IF関数を組み合わせることで抽出できます。
都道府県名は3文字または4文字で構成されているため、4文字目が「県」かどうかを判定し、取り出す文字数を切り替えます。
数式例
=IF(MID(B2,4,1)="県",LEFT(B2,4),LEFT(B2,3))この数式では、4文字目が「県」の場合は左から4文字、それ以外の場合は左から3文字を取り出します。
このように、複数の関数を組み合わせることで、単独の関数では難しい処理も実現できます。
※都道府県名が住所の先頭に記載されているデータを想定しています。
まとめ
今回は、Excelで文字列を分割・結合したり、必要な部分だけを取り出したりする便利な関数をご紹介しました。
- LEFT・RIGHT・MID：文字列の一部を取り出す
- TEXTSPLIT：文字列を区切って分割する
- CONCAT・TEXTJOIN：複数の文字列を結合する
- IFなどとの組み合わせ：条件に応じた文字列の抽出
これらの関数を使いこなせるようになると、名簿や住所録などのデータ整理がぐっと効率的になります。
ぜひ、実際の業務でも活用してみてください！