ビジネスメールで印象アップ！書き方のコツ

こんにちは。
パソコン教室ISA船橋FACE校のNakaiです。

ディズニーランドでは今日から「ディズニー・クリスマス」が開催されていますね。
パレードが新しくなったと今朝テレビで見て、久しぶりに行きたくなりました！
お教室も今日から少しクリスマスモードにしましたので、お楽しみください。

さて、今日はビジネスメールの書き方のコツについて紹介いたします。

最近はチャットやLINEなどのやり取りも増えていますが、正式な連絡や依頼はメールで行うのが基本です。
同じ内容でも、読みやすく情報を正確に伝える書き方をすると、印象もぐんとよくなります。

1.件名は簡単に、一目で内容がわかるように書く

件名は、いわゆるメールの「顔」ですね。
内容を見なくても、何が書いてあるのか、一目でわかるように書くとよいです。
例えば、「資料の件」ではなんの資料で、何か依頼をしたいのか、などよくわかりません。
「【確認依頼】11月11日会議資料の内容について」と書くと、わかりやすいですね。

2.本文は、結論→理由→補足の順番に書く

ビジネスメールでは最初に何をしてほしいのかを明確に伝えることが大切です。
理由を先に書いてしまうと、わかりにくいメールになってしまうので注意してくださいね。
お手紙と違って季節の挨拶なども簡略化することが多いです。

3.署名も忘れずに書く

必ず最後には「署名」をつけましょう。
GmailなどのWebメールも「署名」の登録設定ができます。
自分の名前、会社名、電話番号、メールアドレス、必要最低限の項目は必ずいれましょう。

4.読む相手の身になって見直しをする

内容はすぐに理解できるかどうか、が一番重要なポイントです。
少し伝えづらい内容の場合などとくに、先に理由をダラダラと書いてしまいがちです。
必ず相手の立場にたって確認してから送信するようにしましょう。
また、敬語も大切ですが、逆に丁寧すぎると読みづらい場合もありますので注意してくださいね。

件名や内容の構成、言葉遣いなどを少し注意するだけで印象も変わりますので、是非実践してみてください。

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