【Excel】並び替え機能のポイント！
こんにちは。Nakaiです。
2月も残り少なくなってきましたが、気温がぐんぐんあがり週末にはGW頃の陽気になるとか。
暖かくなるのはうれしいですが、そのあと気温が下がると身体に堪えるので、ゆるやかに暖かくなってほしいですよね。。
さて、今日はExcelの並び替え機能についてのワンポイントです。
難しい機能ではないので、よく使われている方も多いと思いますが、並び替えをしたい表によっては、うまくいかない場合もあります。
例えば、下記のようなメッセージが表示されてしまうケースです。
上記のリストは、1行目のタイトル行と15行目の集計行にセル結合が使われています。
しかし、3行目から14行目の並び替えをしたいリストの中にはセル結合が使われていないので、正しく範囲を指定してから並び替えを実行すれば問題なく出来ます。
Excelは隣接する範囲を自動的にリストとして認識しますので、「E4」セルをクリックし、昇順の並び替えボタンを押すと、隣接する「A1」から「E15」までを並び替え範囲のリストとして自動認識してしまいます。
そうすると、セル結合されている範囲は並び替えはできませんので、上記のエラーが発生するというわけです。
回避したい場合は、下記のように並び替えしたいリスト範囲を選択してから、「データ」タブの「並び替え」のボタンをクリックして、ダイアログボックスから「最優先されるキー」と「順序」を指定しましょう。
また、よくあるエラーメッセージでは、下記のように内容です。
8行目には「0005」という数字が表示されていますが、この数値が文字列としてExcelに認識されているため、「数値に見えるので数値として処理していいですか？」という確認メッセージです。
「OK」をクリックすると、通常の数値「5」として並べ替えが実行できます。
Excelでは、操作を誤ったときなど確認メッセージが表示されるので、内容をよく読んで正しい操作をしていきましょう。
MOSの試験でも、ひっかけ問題として、範囲指定を慎重にしなければエラーがでることもありますので、ご注意ください。
また、ご自分でリストを作成される場合は、上記の表のように、2行目に日付を入力したら、3行目から表を入力するのではなく、1行あけて4行目から作成をする。
合計の集計行などにセル結合は使わないなども注意してくださいね。
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