【Excel】集計分析の基本のステップ
こんにちは。
パソコン教室ISA船橋FACE校のNakaiです。
9月も残り少なくなってきましたね。
コンビニでおせち料理やクリスマスのパンフレットを見かけて、そんな季節か、としみじみしてしまいました。
さて、今日はExcelで集計や分析をするための基本の流れについて、初心者の方向けに説明いたします。
Excelは「表計算ソフト」として使われていますが、表作成だけに利用していてはもったないです。
集計、分析ツールを使いこなしていただきたいです！
1.データを準備しましょう
まずは集計したいデータをExcelに入力する必要があります。基幹システムから取り込むこともできますが、表の1行目には、ヘッダーといわれる項目名を記載します。数値データは半角で入力します。また、セルの結合などはせず、１つのセルに１つのデータを入力し、空白行や空白列を作ったりしてはいけません。業務の現場では、「売上データ」や「アンケート結果」などが多いと思います。
2.データを見やすく整理する
データを見やすく整理するために、並べ替えをしたり、必要なデータを抽出します。例えば「日付順」に並べ替えたり、「担当者別」に絞り込んで整理します。Excelでは、「並べ替え機能」や「フィルタ機能」が用意されているので簡単に整理して、別のシートに展開もできます。
3.関数を利用して集計する
Excelには、合計や、平均、最大値、最小値などを算出するための便利な「関数」が用意されています。「関数」といっても数学でならった「関数」を思い出さなくても大丈夫です。記号のようなものとして、複雑な計算も簡単に算出できます。合計を算出するには、「SUM（サム）関数」を利用して、合計したい範囲を指定するだけです。
4.本格的な集計にはピボットテーブル
例えば「月ごとの担当者別の売り上げ集計」などが、簡単に作成できる、便利な集計分析ツールが「ピボットテーブル」です。難しいと思われている方も多いのですが、使い方を覚えてしまえばとても簡単なのでぜひ利用していただきたい一押しツールです。
5.グラフで見える化しましょう
数字だけの表よりもグラフにしたほうが一目瞭然、分析結果を伝えることができます。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど目的に応じて使い分けることが大切です。
6.小さな分析からはじめてみましょう
Excelの集計分析は、ステップごとに行えば初心者の方でも十分に使いこなすことができます。少ないデータから少しずつ挑戦してみませんか？！
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